Số lượng khách

Hãy lên danh sách số lượng khách gần đúng mà bạn sẽ mời trước khi chọn một địa điểm. Điều này sẽ giúp bạn chuẩn bị một không gian rộng rãi cho đám cưới của mình. Theo quy tắc chung, mỗi khách sẽ phải có không gian tầm 2-3 mét vuông. Nghe có vẻ như rất nhiều, nhưng nếu bạn tính cả không gian bạn cần cho bàn ghế, những người phục vụ, ban nhạc và sân khấu thì sẽ vừa vặn hơn. Đồng thời, việc lên danh sách số lượng khách mời cũng giúp bạn chuẩn bị cỗ cưới một cách hợp lý, tiết kiệm chi phí, tránh việc thừa thiếu cỗ cưới.

Ngày cưới “duy nhất”

Thông thường tại Việt Nam, bố mẹ hai bên sẽ đi xem ngày đẹp để tổ chức đám cưới. Tuy nhiên, bạn cũng nên xem xét liệu đám cưới của mình có bị trùng với những sự kiện lớn như hội nghị, cuộc thi nào đó mà có thể lấy hết sự quan tâm của khách mời hay không. Bên cạnh đó, nếu bạn tổ chức tại khách sạn, hãy tránh những ngày có sự kiện tổ chức tại khách sạn đó. Đây là một mẹo nhỏ giúp đám cưới của bạn nhận được sự chú ý nhiều hơn từ toàn bộ khách mời.

Lắng nghe thiên nhiên

Chú ý thời tiết và các phiền toái tiềm ẩn khác cũng là một điều cần lưu ý khi lập kế hoạch đám cưới. Mỗi mùa sẽ có những kiểu thời tiết phù hợp với những menu hay thậm chí concept trang trí khác nhau. Việc đồng bộ được những chi tiết nhỏ này sẽ khiến khách mời cảm thấy thoải mái và ấn tượng vô cùng. Tất nhiên cô dâu và chú rể phải là quan trọng nhất. Thế nhưng nếu như tất cả cùng vui thì sẽ tốt hơn nhiều. Ngoài ra, bạn cũng nên để ý đến 1 số bệnh có thể diễn ra trong thời tiết đó, bởi vì một không gian tập trung đông người rất dễ gây bệnh, đặc biệt là mùa nóng.

Kiểm tra tài khoản

Một mẹo khá hay để “tận dụng” chi phí cao của việc tổ chức đám cưới là đăng ký một thẻ ngân hàng, thẻ ghi nợ và nhận các chương trình khuyến mãi, các voucher mua sắm tuyệt vời. Sau này, khi các chi phí được chi trả qua tài khoản ngân hàng, bạn sẽ tích luỹ được rất nhiều điểm và có thể sử dụng các phần quà tặng kèm trong kỳ nghỉ trăng mật.

San sẻ công việc

Bạn không cần lo từ A đến Z, hãy hỏi và san sẻ công việc cho những người có thể giúp bạn. Mẹ bạn có thể biết đặt hoa ở đâu là rẻ nhất, bạn bè bạn có thể quen với một ban nhạc. Hãy tận dụng những sự giúp đỡ của mọi người, vì bạn – cô dâu chú rể, chính là người quan trọng nhất, và bạn nên tận hưởng đám cưới của mình chứ đừng khiến nó trở thành gánh nặng.

Giảm nhẹ danh sách khách mời

Cách đơn giản nhất để cắt giảm ngân sách đám cưới của bạn là gì? Cắt gọn danh sách khách của bạn. Hãy nhớ rằng, một nửa chi phí đám cưới của bạn dành cho đồ ăn của khách mời và địa điểm dựa trên số lượng khách. Nếu chi phí cho một khách là khoảng 500.000đ, loại bỏ 10 khách có thể giúp bạn tiết kiệm được 5.000.000đ. Khi lập kế hoạch đám cưới, chỉ mời những người mà bạn có mối quan hệ thân thiết, một đám cưới nhộn nhịp nhưng chỉ toàn những người bạn chưa từng gặp mặt cũng khó mà mang không khí vui vẻ thân thiết được.

Đề nghị khéo léo

Yêu cầu thêm giờ phục vụ đồ ăn hoặc đề nghị ban nhạc chơi những bài đặc biệt trong những giờ khắc quan trọng không phải là điều gì quá đáng. Hầu hết các bên dịch vụ trọn gói chắc chắn sẽ chỉ làm theo yêu cầu ban đầu khi được ký hợp đồng. Sau đó, bạn có thể nói riêng với những người làm các dịch vụ nhỏ trong gói để điều chỉnh một số yêu cầu nhỏ mà không ảnh hưởng tới giá trị hợp đồng.

Lên danh sách bữa ăn khi lập kế hoạch cho đám cưới

Một chi phí khác không lường trước được? Đồ ăn cho đội phục vụ. Trước khi ký hợp đồng, hãy đảm bảo rằng bạn không phải cung cấp một bữa ăn cho đội phục vụ. Nếu không, bạn có thể phải trả thêm một khoản kha khá cho bên phục vụ. Chọn một bữa ăn ít tốn kém (nhưng vẫn chất lượng) cho họ. Bạn sẽ phải thông báo cho nhân viên phục vụ đám cưới biết vài ngày trước đám cưới chính xác là bạn cần bao nhiêu người và họ sẽ nhận được gì.

Dự trù một chút chi phí khác khi lập kế hoạch cho đám cưới

Khi lập kế hoạch đám cưới, ngân sách đám cưới của bạn nên theo công thức này:

+ 48 – 50% tổng ngân sách để tiếp khách;

+ 8 – 10% cho hoa

+ 8 – 10% cho trang phục

+ 8 – 10% cho giải trí/ âm nhạc

+ 10 – 12% cho ảnh/ video

+ 2 – 3% cho thiệp mời

+2 – 3% cho quà tặng

+ Và 8% cho các mặt hàng linh tinh như một điều phối viên đám cưới.

+ Cần thiết phải phân bổ thêm 5 – 10% số tiền của bạn cho các chi phí bất ngờ như in thiệp mời thêm vì những sai lầm, nhu cầu may bổ sung, ô dù cho một ngày mưa và ruy băng cho các chương trình đám cưới.

Đừng ngại hỏi để lập kế hoạch cho đám cưới

Đơn vị tổ chức đám cưới của bạn nên là những chuyên gia đáng tin cậy nhất của bạn trong quá trình lập kế hoạch. Khi làm việc với họ, bạn sẽ cảm thấy tự do để thực sự khám phá những gì bạn muốn – có thể là phục vụ một bữa ăn nhẹ ban đêm thay vì khai vị hoặc làm quay phim phóng sự cưới thay vì chụp ảnh phóng sự cưới. Điểm mấu chốt là bạn sẽ cảm thấy như bạn có thể có một cuộc trò chuyện thành thật với họ về những gì bạn muốn. Công việc của họ là để cho bạn biết những gì bạn có thể và không thể làm trong ngân sách đám cưới của bạn.

Lập kế hoạch cho đám cưới phút chót?

Đôi khi, lập kế hoạch vào phút chót cũng có cái hay của nó. Càng gần ngày cưới, bạn càng có nhiều cơ hội để “thương lượng” về các yêu cầu. Hầu hết mọi người đặt địa điểm cưới của họ ít nhất sáu tháng trước, vì vậy, nếu bạn gọi cho các địa điểm khoảng hai tháng trước thời gian mong muốn, bạn có thể tiết kiệm lên đến 25%. Hơn nữa, lễ cưới vào các ngày trong tuần, thứ Sáu và Chủ Nhật thường tốn ít hơn 30% so với đám cưới vào thứ Bảy.

Chuẩn bị cho việc bị từ chối khi lập kế hoạch cho đám cưới

Có một quy tắc bất thành văn là khoảng 30% số người mà bạn mời sẽ không tham dự. Đương nhiên, điều này phụ thuộc vào địa điểm đám cưới của bạn và thời gian của sự kiện, hoặc cũng có thể là các thành phần khác trong đám cưới, như việc khách mời có mối quan hệ không tốt với nhau chẳng hạn. Nếu họ từ chối đến đám cưới của bạn thì cũng đừng lo, bạn vẫn sẽ có những người quan trọng nhất ở bên cạnh, mà ít khách đồng nghĩa với việc giảm chi phí, như Boong Wedding đã nói ở trên.

Trên đây là một số lưu ý mà bạn cần biết để có thể lập kế hoạch cho đám cưới chi tiết, cẩn thận nhất. Hãy tham khảo các bài viết của Boong Wedding để biết thêm nhiều kinh nghiệm trong việc chuẩn bị và tổ chức lễ cưới, đồng thời tham khảo các dịch vụ quay phim cưới, quay phim phóng sự cưới của chúng tôi nhé. Chúc cặp đôi của các bạn có được đám cưới như ý nhất!

Nguồn: boongwedding.com